Check-list

Trier puis détruire les papiers dont la conservation n’est plus utile

Un papier administratif jeté entier peut encore être lu. Cette check-list vérifie d'abord, avec les durées de service-public.fr, qu'un document peut partir, puis le détruit avec un destructeur à coupe en particules, selon les consignes du fabricant.

Durée indicative: 1 h pour une boîte d'archives
Niveau: Débutant
Étapes: 6

Avant de commencer

Matériel

La boîte d'archives à revoir
La fiche service-public.fr sur la durée de conservation des papiers
Un destructeur de documents de niveau P-4 ou plus
Un sac pour les débris de papier et un autre pour les débris de CD et de cartes

Étape 1 : Ouvrir une seule boîte à la fois

Choisissez une boîte dont l'étiquette indique une date de revue passée. Travailler boîte par boîte évite de mélanger ce qui reste à garder et ce qui part.
Étape 2 : Vérifier la durée de chaque document

Pour chaque papier, retrouvez sa ligne dans la fiche service-public.fr. Exemples publiés : 5 ans à partir de l'opération pour un relevé de compte, 5 ans pour une facture d'électricité, de gaz ou d'eau, jusqu'à la liquidation de la retraite pour les bulletins de salaire.

Attention. Ne détruisez pas un document lié à une procédure en cours, une succession ou un litige : demandez d'abord l'avis d'un notaire ou d'un avocat.
Étape 3 : Faire 2 piles

Remettez dans la boîte ce qui doit encore être gardé, avec une nouvelle date de revue sur l'étiquette. Posez à part ce dont la durée est passée.
Étape 4 : Retirer ce qui abîme le destructeur

Enlevez des papiers à détruire les objets que la notice du destructeur n'accepte pas. Le HSM shredstar X10 accepte les CD, DVD et cartes sur son bloc de coupe séparé, pas dans la fente à papier.

Attention. Suivez la notice du fabricant pour l'utilisation, le vidage et l'entretien du destructeur.
Étape 5 : Détruire par petites liasses

Introduisez au plus le nombre de feuilles annoncé par le fabricant : 10 feuilles de 80 g/m² pour le shredstar X10, dans une fente de 220 mm. Sa cellule photoélectrique démarre la coupe et l'arrête une fois la feuille détruite.

Attention. Ne forcez pas une liasse trop épaisse : le X10 a un retour automatique contre les bourrages et un témoin de surcharge, suivez la notice en cas de blocage.
Étape 6 : Vider le bac à temps

Surveillez le niveau par la fenêtre du bac (20 l, environ 250 feuilles sur le X10) et videz-le quand le témoin de corbeille pleine s'allume. Les débris de CD et de cartes, séparés par le bloc de coupe, vont dans un autre sac.

Vérifier le résultat

Seuls les papiers dont la durée est passée ont été détruits, les autres sont revenus dans leur boîte avec une nouvelle date de revue, et le bac du destructeur est vide.